Tạo kết hợp thư với Word - một hướng dẫn
Hàm thư mẫu trong Word chắc chắn là một trong những chức năng phổ biến nhất trong xử lý văn bản. Nếu bạn có một chút làm quen với nó, bạn có thể dễ dàng tạo ra hàng trăm chữ cái chỉ trong vài cú nhấp chuột trong tương lai.
Đường dẫn đến tài liệu đại chúng
Thư mẫu bao gồm hai phần, tài liệu chính - thường giống nhau cho tất cả người nhận và dữ liệu riêng lẻ của từng người nhận. Ba lần nhấp chuột là tất cả những gì cần thiết để vào đúng menu.
- Đầu tiên, chọn mục menu "Lô hàng" trong tab Word.
- Sau đó mở menu con trong nhóm "Bắt đầu trộn thư".
- Đối với các mẫu thư đầu tiên của bạn, bạn nên giao phó cho mình "Trợ lý kết hợp thư".
Trợ lý Hợp nhất Thư từ Word - một trợ giúp hữu ích cho những lần thử đầu tiên của bạn
- Trước tiên, bạn phải chọn một loại tài liệu trong Trợ lý Hợp nhất Thư - trong trường hợp của chúng tôi là "chữ cái".
Tài liệu bắt đầu - cơ sở cho thư mẫu của bạn
Tài liệu bắt đầu hoặc chính là thư thực tế mà sau đó bạn sẽ thêm danh sách người nhận. Một lần nữa, bạn có các tùy chọn khác nhau để lựa chọn:
- Bạn tiếp tục công việc của mình với tài liệu Word đã mở.
- Bạn chọn một mẫu và sửa đổi nó theo nhu cầu của bạn.
- Bạn mở một bức thư đã được tạo.
Danh sách người nhận - phần quan trọng nhất của các tài liệu nối tiếp
Với danh sách người nhận có cấu trúc tốt, bạn sẽ tiết kiệm cho mình rất nhiều công việc trong tương lai. Do đó, bạn nên dành một vài phút trước và suy nghĩ cẩn thận về việc kết hợp dữ liệu nào có ý nghĩa nhất cho mục đích của bạn. Nếu có một vài danh sách hoặc chỉ một danh sách và dữ liệu nào phải được ghi lại trong mỗi trường hợp. Bạn càng lên kế hoạch chính xác trước, các mẫu thư sẽ càng mượt mà sau này. Trợ lý Hợp nhất Thư cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các nguồn dữ liệu khác nhau:
- Bạn chọn một danh sách người nhận hiện có.
- Bạn truy cập danh bạ Outlook của bạn.
- Bây giờ bạn đang tạo một danh sách mới.
Các bước cuối cùng - các phần riêng lẻ trở thành chữ cái nối tiếp
Sau khi bạn đã chọn đúng thành phần, tất cả những gì bạn phải làm là đặt chúng lại với nhau trong một mẫu thư.
- Trước hết, đặt khối địa chỉ vào vị trí được cung cấp cho nó trong tài liệu của bạn.
- Làm tương tự với dòng chào.
- Điều này thường là đủ, nhưng tất nhiên bạn có thể thêm các trường tiếp theo nếu bạn muốn. Khi bạn đã chèn tất cả các trường, thư mẫu của bạn đã sẵn sàng.
Tất nhiên, bạn sẽ không chỉ tìm thấy chức năng thư mẫu trong MS Office, mà còn trong các gói văn phòng khác, chẳng hạn như Open Office hoặc Libre Office. Các hướng dẫn này đã được tạo bằng Word 2010.