Outlook: Tạo danh sách gửi thư từ bảng tính Excel - cách thức hoạt động
Trong mẹo thực tế này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách gửi thư từ bảng địa chỉ Excel trong Outlook.
Bước 1: Điều chỉnh danh sách địa chỉ Excel cho danh sách phân phối Outlook Mail
Trước khi bạn có thể nhập danh sách liên hệ của mình vào Outlook, bạn phải chuẩn bị trước. Nếu không, Outlook không thể xử lý bảng tính của bạn. Ví dụ sau được dựa trên Office 2007, sự khác biệt của Office 2010 được đề cập trong văn bản. Chúng tôi sẽ giải thích các bước riêng lẻ một lần nữa trong bộ sưu tập hình ảnh dưới đây.
- Chọn tất cả các hàng và cột mà bạn muốn chèn.
- Trong ruy-băng dưới "Công thức", bạn sẽ tìm thấy mục "Xác định tên".
- Ở đây bạn có thể đặt tên cho hồ sơ dữ liệu được đánh dấu của bạn (xem hình). Ví dụ: chọn một tên như "Danh bạ" và nhấp vào Ok.
- Lưu danh sách của bạn dưới dạng tệp "xls" hoặc dưới dạng csv. Outlook có thể không "hiểu" định dạng xlsx mới hơn.
- Danh sách địa chỉ của bạn đã sẵn sàng để được nhập vào Microsoft Outlook. Bây giờ hãy đóng Excel.
Bước 2: tích hợp bảng Excel trong Outlook
Bây giờ bạn có thể nhập chi tiết liên hệ của mình vào Outlook như sau:
- Outlook 2007: Mở tab "Bắt đầu" và nhấp vào "Nhập / Xuất ...". Trong Outlook 2010, bạn có thể truy cập hộp thoại "Nhập" qua "Tệp | Mở".
- "Trợ lý xuất nhập khẩu" mở ra. Trong danh sách, chọn "Nhập từ các chương trình hoặc tệp khác" và nhấp vào "Tiếp theo".
- Trong cửa sổ sau, chọn "Microsoft Excel". Nhấp vào "Tiếp theo" xác nhận mục nhập của bạn.
- Chuyển đến "Duyệt ..." và chọn danh sách Excel đã lưu trước đó. Nếu bạn muốn tránh trùng lặp từ danh sách đang được tạo, bạn cũng nên kiểm tra tùy chọn "Không nhập trùng lặp".
- Chọn "Danh bạ" làm thư mục đích.
- Đánh dấu dòng "Nhập danh bạ vào thư mục: Danh bạ". Nếu bạn đã chỉ định một tên khác trong bước đầu tiên, tên này sẽ được hiển thị thay vì "Danh bạ". Sau đó bấm vào "Bản đồ (tùy chỉnh) các trường".
- Ở phía bên trái, bây giờ bạn có thể thấy các giá trị của bạn từ bảng. Bây giờ gán chúng cho các trường ở phía bên tay phải bằng cách kéo và thả. Một ví dụ: Bạn gán tên "Tony Stark" cho trường "Tên". Địa chỉ email liên quan nằm trong phần "Email". Tất nhiên bạn cũng có thể gán các giá trị khác như địa chỉ, số điện thoại, fax, v.v.
- Xác nhận mục nhập của bạn với Ok và nhấp vào "Kết thúc".
- Bây giờ bạn đã nhập danh sách địa chỉ của bạn từ Excel vào Outlook.
Bước 3: tạo danh sách gửi thư
Bây giờ tất cả bạn phải làm là tạo một danh sách phân phối. Trong các phiên bản mới hơn của Outlook, danh sách này được gọi là "nhóm liên hệ".
- Trong "Tệp" điều hướng đến "Mới" và chọn "Danh sách phân phối" (Outlook 2007). Trong Outlook 2010, bạn tạo một danh sách phân phối thông qua mục "Danh bạ" (dưới cùng bên trái) và sau đó trong thanh menu "Nhóm liên hệ mới".
- Nhấp vào "Chọn thành viên" và chọn "Danh bạ" ở bên phải lưới Sổ địa chỉ.
- Bây giờ bạn có thể thêm bất kỳ số lượng liên lạc đã nhập vào danh sách. Xác nhận lựa chọn của bạn với Ok.
- Bây giờ bạn có thể đặt tên cho danh sách phân phối. Xác nhận mục nhập của bạn với "Lưu & Đóng".
Lưu ý: Mẹo thực tế này được thực hiện với Excel 2007 và Outlook 2007. Tùy thuộc vào phiên bản, các bước riêng lẻ có thể hơi khác so với hướng dẫn.
Mẹo thực tế này giải thích cách thiết lập múi giờ thứ hai trong Outlook.