Lịch Outlook: Quản lý các cuộc hẹn - mẹo tốt nhất
Bạn có muốn quản lý các cuộc hẹn của mình trong lịch Outlook dễ dàng hơn không? Chúng tôi chỉ cho bạn các mẹo tốt nhất để tổ chức tốt hơn các cuộc hẹn Outlook của bạn.
Mẹo 1: Mời người tham gia cuộc hẹn với Outlook
Nếu bạn đang lên kế hoạch một cuộc họp, bạn có thể mời những người tham gia mong muốn trực tiếp thông qua cuộc hẹn Outlook được tạo. Để làm điều này, tiến hành như sau:
- Chuyển sang chế độ xem lịch Outlook và mở một cuộc hẹn mới bằng nút "Cuộc hẹn mới".
- Bây giờ bạn có thể để lại tin nhắn cho những người tham gia trong trường văn bản, sau đó sẽ xuất hiện trong thư mời email.
- Trong menu "Bắt đầu", nhấp vào "Mời người tham gia" bên dưới "Người tham gia".
- Nhập địa chỉ email của tất cả người tham gia.
- Kiểm tra thời gian và ngày một lần nữa và bấm vào "Gửi".
- Nếu sau đó bạn thay đổi thời gian, ngày hoặc người tham gia, bạn có thể gửi lại thông tin cho tất cả người tham gia hoặc chỉ cho những người tham gia mới.
Mẹo 2: Chia sẻ lịch mà không có cuộc hẹn riêng tư
Để dễ dàng lên kế hoạch các cuộc hẹn với đồng nghiệp, bạn nên chia sẻ lịch của mình với nhau.
- Trong chế độ xem lịch, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các lịch của bạn ("Lịch của tôi") ở bên trái. Nhấp chuột phải vào lịch bạn muốn chia sẻ.
- Trong mục "Chia sẻ", chọn "Chia sẻ Lịch".
- Một email mở ra với các tùy chọn chia sẻ. Bây giờ hãy nhập địa chỉ email của tất cả các đồng nghiệp có quyền truy cập vào lịch của bạn. Đồng thời, bạn cũng có thể yêu cầu lịch của đồng nghiệp được phát hành.
- Trong "Chi tiết", bạn có thể xác định số lượng người được mời có thể nhìn thấy từ lịch của mình. Ví dụ: tùy chọn "Chỉ có sẵn" chỉ hiển thị các cuộc hẹn bị chặn mà không có thêm thông tin về cuộc họp tương ứng.
- Nếu cần, hãy thêm một văn bản thông tin vào lời mời của bạn và nhấp vào "Gửi".
Mẹo 3: Tạo các cuộc hẹn chuỗi Outlook
Đối với các cuộc họp thông thường, bạn cũng có thể tạo một loạt các cuộc hẹn trong Outlook, ví dụ như cho các cuộc họp hàng tuần với nhóm:
- Trong giao diện cuộc hẹn trong menu "Bắt đầu" trong "Tùy chọn", chọn nút "Loại sê-ri".
- Bây giờ xác định thời gian của cuộc hẹn cho loạt.
- Trong "Mẫu sê-ri", bạn xác định nhịp trong đó cuộc hẹn sẽ diễn ra, ví dụ hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm.
- Trong "Thời lượng sê-ri", bạn có thể xác định ngày bắt đầu cuộc hẹn diễn ra lần đầu tiên, cũng như số lần lặp lại.
Mẹo được hiển thị đề cập đến Microsoft Outlook Professional Plus 2013 liên quan đến Microsoft Exchange Server. Trong các phiên bản khác, các mục menu có thể thay đổi. Trong các mẹo thực tế khác, chúng tôi giải thích cách bạn có thể xuất lịch Outlook của mình sang một chương trình email khác hoặc cách bạn có thể xóa các mục lịch cũ.