Outlook: Tự động in ra một số email đến
Trong Outlook, bạn có thể có một số e-mail mới được in tự động. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nó hoạt động.
Outlook: In email tự động
Bạn có thể sử dụng các quy tắc để hướng dẫn Outlook tự động gửi một số email đến đến máy in. Tại thời điểm này, bạn cũng có thể xác định tiêu chí quyết định cho bản in:
- Để xác định quy tắc này, hãy mở "Hộp thư đến" và nhấp vào "Quy tắc" trên tab "Bắt đầu" trong tab "Bắt đầu" trên ruy-băng của các phiên bản Outlook mới nhất như 2007 và 2010, sau đó bấm vào "Quản lý quy tắc và thông báo" trong menu sau.
- Trong các phiên bản cũ hơn của Outlook, hãy mở lệnh menu "Công cụ | Quy tắc và Thông báo".
- Sau đó bấm vào "Quy tắc mới" để bắt đầu trình hướng dẫn quy tắc.
- Trong "Tạo quy tắc không có mẫu", chọn mục "Áp dụng quy tắc cho thư tôi đã nhận" và nhấp vào "Tiếp theo".
- Trên trang tiếp theo, bạn xác định các điều kiện mà một tin nhắn đến phải đáp ứng để thực hiện quy tắc này. Ví dụ: bạn chỉ có thể áp dụng quy tắc cho các thư chỉ được gửi đến bạn bằng cách kích hoạt tùy chọn "chỉ được gửi cho tôi".
- Xác nhận lựa chọn của bạn với "Tiếp theo". Nếu bạn muốn Outlook áp dụng quy tắc cho tất cả các thư đến, hãy sử dụng "Tiếp theo" mà không kích hoạt bất kỳ tùy chọn nào khác trước đó. Sau đó, bạn phải xác nhận lại điều này trong một hộp thoại riêng.
- Trên trang tiếp theo, bạn xác định điều gì sẽ xảy ra với thông báo tương ứng. Để gửi chúng trực tiếp đến máy in, kích hoạt "in chúng". Bạn cũng có thể xác định các hành động bổ sung. Cuối cùng, xác nhận với "Tiếp theo".
Thêm ngoại lệ cho in email tự động
Bây giờ bạn có tùy chọn chỉ định ngoại lệ:
- Ví dụ: bạn có thể chọn không in trả lời tự động bằng cách đặt dấu chọn phía trước "trừ khi đó là trả lời tự động". Nhấp vào "Tiếp theo" một lần nữa.
- Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, đặt cho quy tắc một tên có ý nghĩa, chẳng hạn như "In tin nhắn ngay lập tức" trong "Bước 1: Nhập tên quy tắc". Nhấp vào "Kết thúc" để cuối cùng tạo ra nó. Đảm bảo rằng có một dấu kiểm phía trước tùy chọn "Kích hoạt quy tắc này".
Lưu ý: Định nghĩa về các điều kiện và ngoại lệ cho quy tắc được khuyến nghị mạnh mẽ để ngăn chặn việc in tự động không cần thiết của tất cả các email và lãng phí giấy liên quan. Ngoài ra, bạn nên sử dụng một hành động bổ sung để di chuyển một tin nhắn được in từ "Hộp thư đến" sang một thư mục khác để giữ một cái nhìn tổng quan. Mẹo: Chúng tôi giải thích cách truy cập email trong Outlook bằng tổ hợp phím tại đây.