MS Office Word: tạo macro
Trong MS Office Word cũng vậy, bạn có thể nhanh chóng hoàn thành các tác vụ thường xuyên tẻ nhạt bằng cách tạo một macro cho các tác vụ đó. Các macro như vậy tóm tắt các chuỗi lệnh phức tạp và chạy chúng tự động. Mẹo thực tế này mô tả cách bạn có thể làm cho công việc của mình dễ dàng hơn mà không cần kiến thức lập trình.
Có các chuỗi lệnh phức tạp được xử lý bởi macro
Các macro thường được tạo bằng ngôn ngữ lập trình VBA (Visual Basic for Application) của Office. Tuy nhiên, bạn không cần phải tự lập trình mà có thể trong khi bạn thực hiện các lệnh, ghi lại chúng và lưu chúng trong một macro. Để làm điều này, tiến hành như sau.
- Gọi nhóm lệnh "Macro" trên tab "Xem". Nhấp vào đầu mũi tên sẽ mở ra một danh sách lệnh mà bạn có thể cuộn đến "Ghi macro". Sử dụng nút chuột trái để mở cửa sổ hộp thoại tương ứng.
- Ngoài ra, bạn có thể mở cửa sổ này bằng biểu tượng "Ghi macro" (bảng có nút) trong thanh trạng thái. Nếu bạn không tìm thấy biểu tượng ở đó, trước tiên bạn phải thêm biểu tượng đó qua "Điều chỉnh dòng trạng thái". Để làm điều này, nhấp chuột phải vào thanh trạng thái.
- Trong hộp thoại "Ghi macro", trước tiên hãy gán tên macro và chỉ định vị trí lưu trữ. Nếu bạn muốn sử dụng macro trong tất cả các tài liệu Word, chọn "Tất cả tài liệu". Trong trường văn bản "Mô tả", bạn có thể lưu trữ thêm thông tin về các chức năng của macro. Nhấp vào "OK" để bắt đầu ghi macro. Biểu tượng trong dòng trạng thái thay đổi thành một hình vuông đầy.
- Tất cả các lệnh mà bạn nhập bây giờ được ghi lại trong macro. Ví dụ: bạn có thể nhập một thói quen định dạng hình ảnh. Bạn có thể kết thúc ghi âm bằng cách nhấp vào biểu tượng trong dòng trạng thái hoặc bên dưới Xem -> Macro -> Kết thúc ghi.
- Bây giờ bạn có thể bắt đầu macro bất cứ lúc nào thông qua Xem -> Macro -> Hiển thị macro -> Thực thi. Để không phải lúc nào bạn cũng phải theo con đường nhấp chuột dài này, hộp thoại lệnh "Record Macro" cung cấp các cách khác để bắt đầu macro. Bạn có thể đặt phím tắt cho khởi động macro hoặc thêm biểu tượng vào thanh truy cập nhanh. Để làm điều này, bấm vào các biểu tượng tương ứng trong hộp thoại.
- Chú ý: Nếu bạn xác định phím tắt cho macro, bản ghi sẽ bắt đầu ngay khi bạn gán phím tắt cho macro và đóng cửa sổ.
- Khi bạn đã tạo một macro, bạn có thể chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào. Trong Chế độ xem -> Macro -> Hiển thị macro -> Chỉnh sửa, một cửa sổ sẽ mở với mã VBA tương ứng, sau đó bạn có thể thêm hoặc thay đổi.
Mẹo thực tế này được tạo ra trên cơ sở MS-Word 2013. Vì macro có thể gây rủi ro tiềm ẩn cho máy tính của bạn, Word 2013 có một rào cản bảo mật tại chỗ trước khi macro có thể chạy. Trong mẹo thực tế tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách vượt qua rào cản này.