Tạo thư mẫu bằng Excel và Word
Bạn cũng có thể tạo nguồn dữ liệu cho hợp nhất thư Word từ bảng tính Excel. Tạo một tệp Excel như bình thường và điền nó với dữ liệu. Chúng tôi giải thích các bước tiếp theo trong mẹo thực tế này bằng một ví dụ.
Word mail hợp nhất với Excel làm nguồn dữ liệu
Ví dụ, trước tiên hãy tạo một tệp Excel theo đồ họa. Sau đó khởi động Word và làm theo hướng dẫn bên dưới.
- Chuyển đến tab "SHIPMENT" trong Word.
- Nhấp vào "Chọn người nhận" và sau đó vào "Sử dụng danh sách hiện có".
- Trong cửa sổ hộp thoại tiếp theo, chọn tệp Excel bạn vừa tạo và xác nhận bằng cách nhấp vào "Mở".
- Trong cửa sổ tiếp theo, bạn phải chọn bảng trong tệp Excel có dữ liệu khả dụng. Trong trường hợp này, đây sẽ là Bảng 1. Kiểm tra "Chuỗi dữ liệu đầu tiên chứa các tiêu đề cột" và bấm "OK".
Chèn các trường trộn thư
Vì bạn đã xác nhận hộp thoại trước đó với "OK", bạn đã sử dụng Excel làm nguồn dữ liệu. Để chứng minh điều này, hãy thêm các trường trộn thư vào hợp nhất thư của bạn như sau.
- Quay lại tab "SHIPMENT" và nhấp vào "Chèn trường hợp nhất". Các mục trong danh sách thả xuống tương ứng với các tiêu đề cột trong tệp Excel của bạn.
- Kết hợp một khối địa chỉ nhỏ bằng cách trước tiên chèn trường trộn thư "Tên", sau đó "Họ" và sau đó "Địa chỉ" bên dưới.
- Bây giờ bấm lại vào tab "HIỂN THỊ" trên "Xem trước kết quả".
Word hiện cho bạn thấy mục đầu tiên trong tệp Excel. Đối với người thứ hai, nhấp vào mũi tên màu xanh chỉ vào bên phải của nút "Xem trước kết quả". Với những mũi tên này, bạn có thể đi qua tất cả những người nhận mà Word đã đọc từ tệp Excel. Điều này có lợi thế là bạn có chữ cái và bố cục rõ ràng và thống nhất trên trang Word. Điều này có nghĩa là mọi thay đổi sẽ được áp dụng ngay lập tức cho tất cả người nhận. Nếu người nhận mới được thêm vào, bạn chỉ cần thêm họ vào tệp Excel và họ đã có sẵn trong thư mẫu của bạn.
Các hướng dẫn này áp dụng cho Outlook 2010/2013. Bạn có thể tìm thấy các mẹo về định dạng có điều kiện trong Excel tại đây.