Excel: Chỉ cho phép một số giá trị nhất định - cách thức hoạt động
Với xác thực dữ liệu, bạn chỉ có thể cho phép một số giá trị nhất định trong các ô trong Excel. Điều này có nghĩa là bạn ngay lập tức đảm bảo rằng các mục không chính xác có thể được thực hiện ở nơi đầu tiên. Điều này đặc biệt hữu ích khi có nhiều hơn một người đang chỉnh sửa tệp.
Chỉ cho phép một số giá trị nhất định trong Excel
Các hướng dẫn sau đây hoạt động với tất cả các phiên bản từ Excel 2007.
- Chọn một ô hoặc khu vực sẽ được kiểm tra khi bạn nhập.
- Trong thanh menu hoặc ruy-băng, điều hướng đến Dữ liệu> Đánh giá dữ liệu> Đánh giá dữ liệu.
- Trong cửa sổ tiếp theo, bạn xác định tiêu chí tương ứng để kiểm tra tính hợp lệ trong tab "Cài đặt".
- Trong trường "Cho phép", bạn có thể chọn giữa "Số nguyên", "Số thập phân", "Danh sách", "Ngày", "Thời gian", "Độ dài văn bản" và "Tùy chỉnh". Bất kỳ giá trị được cho phép ở đây là tiêu chuẩn.
- Tùy thuộc vào lựa chọn, bạn có tùy chọn trong Dữ liệu để hạn chế các giá trị chính xác hơn nữa. Chẳng hạn, bạn chỉ có thể cho phép nhập ngày từ 01/06/2016 đến 31/12/2017.
- Nếu bạn muốn chỉ định các giá trị cố định ngay lập tức, chọn "Danh sách".
- Nhập các giá trị mong muốn được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
- Nếu các mục đã tồn tại trong một bảng, hãy nhấp vào nút trong trường "Nguồn", điều hướng đến bảng tương ứng trong sổ làm việc, đánh dấu khu vực liên quan và xác nhận lựa chọn bằng "Enter".
- Sau đó, bạn sẽ thấy một mũi tên thả xuống bên cạnh trường kiểm tra dữ liệu được chỉ định. Bây giờ một giá trị có thể được chọn từ danh sách.
- Ngoài ra, chỉ định cách xử lý các ô trống trong quá trình kiểm tra bằng cách kích hoạt hoặc hủy kích hoạt hộp kiểm "Bỏ qua các ô trống".
- Để xóa kiểm tra dữ liệu, chọn (các) ô không còn được kiểm tra. Điều hướng đến Dữ liệu> Đánh giá dữ liệu> Đánh giá dữ liệu và sau đó nhấp vào nút "Xóa tất cả".
Nhập thông báo đầu vào và thông báo lỗi để kiểm tra dữ liệu
Bạn có thể cung cấp cho người dùng thông tin tệp về định dạng dự kiến và thông tin về các mục không hợp lệ. Để làm điều này, nhập một văn bản tương ứng cho mỗi kiểm tra tính hợp lệ.
- Trong phần Kiểm tra dữ liệu, bạn sẽ tìm thấy "Thông báo đầu vào" và "Thông báo lỗi" ngoài tab "Cài đặt".
- Kiểm tra "Hiển thị thông báo đầu vào khi hàng được chọn".
- Nhập một tiêu đề và thông điệp giải thích. Ngay khi con trỏ ở trong ô có liên quan, người dùng sẽ hiển thị thông tin này dưới dạng cửa sổ bật lên.
- Làm tương tự cho thông báo lỗi.
- Nếu một giá trị trái phép đã được nhập, thông tin này được hiển thị. Giá trị sai không được chấp nhận và người dùng phải thực hiện một mục chính xác.
- Nếu các giá trị chính xác đã được nhập, thông báo này sẽ không được hiển thị tương ứng.
Nếu dữ liệu không thể được ghi đè, bạn có thể khóa và bảo vệ các ô trong Excel. Bạn có thể đọc làm thế nào để làm điều này trong mẹo thực tế tiếp theo.