Excel: tạo nhãn
Với Microsoft Excel, bạn không chỉ có thể tính toán các bảng mà còn có thể quản lý cơ sở dữ liệu để tạo nhãn từ chúng. Ở đây chúng tôi chỉ cho bạn một ví dụ về cách in nhãn địa chỉ. Nguyên tắc tương tự tự nhiên hoạt động với các bản ghi dữ liệu khác - bất kể bạn muốn viết lại giá đựng gia vị của bạn hoặc tạo danh thiếp của riêng bạn.
Cung cấp Excel với dữ liệu nhãn
Trước khi bạn bắt đầu tạo nhãn của mình, trước tiên bạn cần một bảng trong đó tất cả thông tin bạn muốn in được lưu trữ.
- Mở Excel và tạo một tài liệu mới.
- Bây giờ hãy nhập các tiêu đề cho các cột riêng lẻ trong dòng đầu tiên của bảng. Trong mẹo thực tế này, chúng tôi đặt tên cho các trường có tên, họ, đường, số nhà, v.v.
- Bây giờ hãy nhập thông tin của từng dòng bản ghi dữ liệu riêng lẻ theo từng dòng vào bảng của bạn.
- Lưu bảng tính và đóng Excel.
Tạo nhãn trong Word
Để tạo nhãn từ các bản ghi dữ liệu trong bảng Excel của bạn, hãy sử dụng chức năng trộn thư trong Word.
- Mở Word và chọn tab "Thư".
- Bấm vào Nhãn ở bên trái, rồi bấm vào nút Tùy chọn trong hộp thoại Phong bì và Nhãn xuất hiện.
- Trong menu thả xuống bên dưới »Nhà cung cấp nhãn« chọn nhà sản xuất tờ nhãn của bạn và từ danh sách bên dưới số nhãn tương ứng. Thông tin này có thể được tìm thấy trên bao bì của các nhãn trống và thường ở mặt sau của các tờ riêng lẻ. Xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào "OK".
- Quay lại hộp thoại "Phong bì và Nhãn", nhấp vào nút "Tài liệu mới" để tạo mẫu tài liệu với kích thước nhãn đã chọn.
- Trong tài liệu mới của bạn, chọn lại tab "Lô hàng", nhấp vào "Chọn người nhận" và trong menu thả xuống trên "Chọn danh sách hiện có" để mở bảng Excel của bạn với các bản ghi dữ liệu.
- Sau đó chọn bảng tính mà từ đó các bản ghi dữ liệu liên quan được đặt. Đảm bảo rằng dấu kiểm cho »Chuỗi dữ liệu đầu tiên chứa các tiêu đề cột« được đặt và nhấp vào »OK«.
- Nhấp vào trường "Chèn trường hợp nhất" và Word sẽ mở danh sách mà bạn có thể tìm thấy các tiêu đề cột từ bảng. Thêm tất cả các thông tin cần thiết với một cú nhấp chuột và nhấp vào "Đóng".
- Bây giờ sắp xếp các trường được chèn trên nhãn đầu tiên. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đặt một khoảng trắng giữa tên và họ và một đoạn trước mã bưu điện.
- Ngay khi bạn hài lòng với kết quả, nhấp vào biểu tượng nhỏ cho "Cập nhật nhãn" trong khu vực "Viết và chèn trường". Word hiện áp dụng các trường dữ liệu cho tất cả các nhãn trên trang.
- Bạn có thể kiểm tra lại các nhãn riêng lẻ trước khi in bằng cách nhấp vào nút "Xem trước kết quả".
- Nhấp vào nút "Hoàn tất và hợp nhất" và trong menu thả xuống trên "In tài liệu".
- Xác nhận trong hộp thoại bằng cách nhấp vào "OK" mà bạn muốn in tất cả các bản ghi dữ liệu.
- Chèn các tờ giấy trắng vào máy in của bạn và bấm "OK".
Mẹo thực tế này được thực hiện với Office 2013, nhưng nó cũng hoạt động trong Office 2010. Nhân tiện, với Excel và Word, bạn không chỉ có thể tạo nhãn rất dễ dàng mà còn tạo thành các chữ cái. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều này ở đây.