Sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu - cách thức hoạt động
Nếu bạn chỉ cần một cơ sở dữ liệu nhỏ mà không có các truy vấn phức tạp, bạn cũng có thể sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu. Do đó, bạn tiết kiệm chi phí cho MS Office Access và vẫn có thể quản lý dữ liệu của mình tương đối tốt.
Tạo cơ sở dữ liệu trong Excel
Trong ví dụ nhỏ của chúng tôi, chúng tôi tạo ra một cơ sở dữ liệu nhà cung cấp.
- Sau khi bạn đã xem xét thông tin nào sẽ được quản lý trong cơ sở dữ liệu, hãy phân phối dữ liệu hợp lý trong các cột.
- Nếu có thể, bạn phải luôn đặt dữ liệu mà bạn muốn tạo truy vấn vào một cột riêng.
- Chúng tôi cung cấp các cột tương ứng với các tiêu đề tự giải thích như tên nhà cung cấp, đường phố, mã zip, thành phố, người liên hệ, số điện thoại, nhà cung cấp kể từ, nhà cung cấp, thời gian giao hàng, giảm giá, v.v.
- Trong cột đầu tiên, chúng tôi đặt một số nhà cung cấp nội bộ. Để bạn có thể gán các số ID sau này, nó bao gồm một hoặc nhiều chữ cái, tùy thuộc vào số lượng bảng bạn muốn tạo và sau đó là một số liên tiếp. Các chữ cái là viết tắt cho các bảng tương ứng. Trong bảng nhà cung cấp, do đó sẽ là một chữ L.
Các chức năng cơ sở dữ liệu trong Excel
Trong Excel, bạn không thể tạo các truy vấn SQL phức tạp như trong Access, nhưng bảng tính cũng có một số chức năng cơ sở dữ liệu.
- Để truy cập các chức năng cơ sở dữ liệu, nhấp vào tab "Công thức".
- Chọn nút "Chèn chức năng" trong ruy-băng.
- Trong "Chèn chức năng", bạn sẽ tìm thấy tùy chọn "Cơ sở dữ liệu" trong menu thả xuống của "Chọn danh mục".
- Các chức năng cơ sở dữ liệu có sẵn trong Excel sau đó được hiển thị trong phần "Chọn chức năng".
- Nếu bạn bấm vào các chức năng riêng lẻ, bạn sẽ nhận được lời giải thích về những gì bạn có thể sử dụng chức năng cơ sở dữ liệu tương ứng.