ERP: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - đó là đằng sau nó
Trong nhiều công ty cỡ vừa và lớn, hệ thống ERP là xương sống của công ty. Chúng tôi giải thích tầm quan trọng của khái niệm và cho bạn thấy cách nó được thực hiện trong công ty.
ERP là một nhiệm vụ kinh doanh
ERP viết tắt là viết tắt của Enterprise Resource Planning - bằng tiếng Anh tốt: hoạch định nguồn lực kinh doanh. Điều này có nghĩa là lập kế hoạch và kiểm soát kịp thời và dựa trên nhu cầu của tất cả các nguồn lực xảy ra trong công ty.
- Tài nguyên hoạt động bao gồm các tài nguyên như máy móc, tòa nhà, đội xe, nhưng cũng có giấy phép và kiến thức. Điều này cũng bao gồm các tài liệu đặc biệt quan trọng đối với sản xuất, vốn, nhân sự và công nghệ thông tin và truyền thông. Sau này đã trở thành không thể thiếu trong thời đại tiến bộ chuyển đổi kỹ thuật số.
- Tất cả các nguồn lực phải được lên kế hoạch và kiểm soát theo cách chúng có sẵn với số lượng phù hợp, vào đúng thời điểm và đúng nơi.
- Trọng tâm ở đây là giá trị gia tăng của doanh nghiệp, nên càng cao càng tốt. Đối với điều này, các quy trình, còn được gọi là quy trình kinh doanh, phải được phối hợp tối ưu.
Một ví dụ nhỏ
Giả sử một nhà máy sản xuất ô tô. Ví dụ sau - rất đơn giản - cho thấy các yếu tố nào phải được xem xét theo một thứ tự duy nhất và những thứ liên quan đến nhau.
- Đơn đặt hàng cho biết có bao nhiêu chiếc xe mà khách hàng muốn giao và khi nào.
- Vật liệu phù hợp là cần thiết cho sản xuất. Đây có thể là nguyên liệu thô, nhưng cũng là bộ phận được sản xuất bởi các nhà cung cấp. Vì vậy, các nhà cung cấp đáng tin cậy là cần thiết. Các vật liệu phải được trả tiền cho. Theo đó, cần có quỹ thanh khoản.
- Các máy mà những chiếc xe được sản xuất cũng phải có sẵn. Điều này có nghĩa là chúng không chỉ phải có chức năng, chúng không được chặn bởi một trật tự khác. Và khi đơn hàng đã được sản xuất, tất nhiên máy móc nên được sử dụng cho một công việc khác.
- Cuối cùng, nhân sự cũng phải có sẵn, có tính đến giờ làm việc, kỳ nghỉ và bệnh tật, để vận hành máy móc.
- Tất cả các thông tin này chảy cùng nhau trong kế hoạch sản xuất. Kế hoạch sản xuất phải được soạn thảo để tất cả các xe đã sẵn sàng và được giao vào ngày đã thỏa thuận.
- Liên quan đến giao hàng, các vấn đề hậu cần đi vào chơi. Đây là về kế hoạch giao nhận hàng hóa hoặc khả năng lưu trữ tạm thời.
- Nếu khách hàng đã nhận được hàng, anh ta phải trả tiền cho họ. Sau đó là tất cả về tiền bạc và các nhiệm vụ của kế toán, phải đặt tất cả các quy trình.
Phần mềm ERP hỗ trợ trong mọi lĩnh vực
Ví dụ cho thấy hầu như không thể lập kế hoạch cho tất cả các thành phần theo cách thủ công hoặc với sự trợ giúp của các bảng Excel đơn giản. Vì lý do này, ngày nay có các hệ thống ERP mạnh mẽ giải quyết toàn bộ vấn đề với sự hỗ trợ của máy tính. Các chương trình ERP thường là các giải pháp phần mềm rất phức tạp bao gồm và kết nối các lĩnh vực kinh doanh với các mô-đun riêng lẻ.
- Các mô-đun điển hình là quản lý vật liệu (mua, lưu trữ, lập kế hoạch), lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát, và tài chính và kế toán. Sau này bao gồm kế toán, gây quỹ và quản lý, và thanh toán.
- Ngoài ra còn có các mô-đun để bán hàng và tiếp thị cũng như để kiểm soát. Nhân sự thường được quản lý trong một khu vực tích hợp. Ví dụ, bảng lương hoặc ghi thời gian có thể được xử lý bằng hệ thống ERP.
- Cho đến nay, hệ thống ERP lớn nhất và hàng đầu thế giới là của công ty SAP của Đức. Nó được sử dụng bởi hơn 400.000 khách hàng, lấp đầy hàng ngàn trung tâm dữ liệu và sử dụng vô số nhà cung cấp dịch vụ CNTT, nhà hệ thống và công ty tư vấn. SAP bao gồm nhiều hơn các mô-đun thông thường. Nó bao gồm hầu hết mọi lĩnh vực của công ty và có các mô-đun đặc biệt cho các ngành công nghiệp khác nhau như nhà cung cấp năng lượng, chăm sóc sức khỏe hoặc ngân hàng - chỉ nêu ba ví dụ.
- Các chương trình ERP lớn cũng được cung cấp bởi Oracle và Microsoft. Điểm chung của tất cả là chúng rất phức tạp và đắt tiền và đòi hỏi nhân viên được đào tạo đặc biệt về phía người dùng và từ quản trị viên hệ thống. Các công ty nhỏ hơn không phải làm mà không có ứng dụng ERP. Ví dụ, SAGE có thể tìm thấy các giải pháp phù hợp cho quy mô của công ty.
Với một công ty nhỏ hoặc một công ty một người, một giải pháp ERP không phù hợp. Một chương trình kế toán miễn phí thường là đủ ở đây. Trong bài viết sau chúng tôi cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về các chương trình miễn phí tốt nhất.