Hợp nhất dữ liệu với InDesign - cách thức hoạt động
Bạn tiết kiệm rất nhiều công việc và thời gian khi bạn sử dụng hợp nhất dữ liệu trong InDesign. Trong mẹo thực tế này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy nó dễ dàng như thế nào.
Tạo bản ghi dữ liệu - vì vậy nó sẽ hoạt động
Hợp nhất dữ liệu với InDesign có nghĩa là bạn kết nối một tệp mục tiêu, chẳng hạn như danh thiếp, với một bản ghi. Đầu tiên bạn cần tạo một bản ghi:
- Bạn có thể làm điều này với bất kỳ chương trình bảng tính nào như Excel hoặc OpenOffice.
- Bản ghi dữ liệu phải sao cho thông tin cá nhân như họ, tên, đường phố, mã bưu điện, thị trấn nằm trong dòng đầu tiên. Bên dưới đây là các bản ghi dữ liệu tương ứng, tức là tên, họ, v.v.
- Khi tạo bản ghi dữ liệu, bạn phải luôn sử dụng phím tab trong một dòng để đến trường tiếp theo. Đây là cách duy nhất InDesign sau này có thể nhận ra rằng đó là một tính năng mới.
- Khi bộ dữ liệu kết thúc, hãy lưu nó dưới dạng tệp TXT. Bạn phải chọn "Văn bản được phân tách bằng tab" hoặc "Văn bản được phân tách bằng tab". Sử dụng OpenOffice, lưu dưới dạng "Văn bản CSV (.csv)", không gì khác hơn là một tệp văn bản. Sau đó chọn "Trình lập bảng" trong menu thả xuống bên dưới "Dấu tách trường". Bạn có thể nhấp một cách an toàn bất kỳ cảnh báo. Sau đó, bạn có thể chỉ cần thay đổi phần mở rộng thành "txt" cho tệp đã lưu.
- Bây giờ bạn phải đóng cái này để bản ghi dữ liệu sau đó có thể được hợp nhất trong InDesign.
Hợp nhất dữ liệu với InDesign - cách thức hoạt động
- Bây giờ bắt đầu InDesign và mở bố cục đã chuẩn bị.
- Thông qua menu "Cửa sổ -> Tiện ích -> Hợp nhất dữ liệu" bạn đến cửa sổ hộp thoại hợp nhất dữ liệu.
- Nếu bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở trên cùng bên phải, menu ngữ cảnh sẽ mở ra. Tại đây bạn chọn "Chọn nguồn dữ liệu" và sau đó là bản ghi dữ liệu được tạo trước đó.
- Bây giờ, điều quan trọng là chỉ định các tiêu đề được xác định trong bản ghi dữ liệu cho tài liệu InDesign. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng công cụ văn bản để chọn trường trong tài liệu InDesign của bạn và sau đó nhấp vào nút tương ứng trong cửa sổ "Hợp nhất dữ liệu", ví dụ "Tên" trong InDesign và "Tên" trong hợp nhất dữ liệu.
- Lặp lại bước 4 cho tất cả các tiêu đề được xác định. Sau đó chọn "Tạo tài liệu hợp nhất" trong cửa sổ hợp nhất dữ liệu và xác nhận với "OK".
Nhân tiện, vì CS6, bạn có thể tạo một tệp PDF tương tác trong InDesign.