Định dạng có điều kiện trong Excel - cách thức hoạt động
Trong Excel, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để định hình lại nội dung ô theo ý muốn. Ví dụ: bạn có thể hiển thị văn bản hoàn toàn khác hoặc thay đổi phông chữ. Bộ công cụ mạnh mẽ bao gồm nhiều tùy chọn cũng như các quy tắc được xác định trước. Bài viết này cho thấy các loại quy tắc chính cho định dạng có điều kiện.
Định dạng có điều kiện: Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng
Loại quy tắc Excel này có các tùy chọn đồ họa, ví dụ để trang trí trực quan các giá trị số. Điều này giúp bạn dễ dàng có được cái nhìn tổng quan về dữ liệu của mình.
- Chọn một khu vực trong bảng tính Excel và nhấp vào tab "Bắt đầu".
- Bây giờ chọn "Định dạng có điều kiện" và sau đó nhấp vào "Quy tắc mới ...".
- Trong cửa sổ mới, chọn loại "Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng".
Các ô mã màu sử dụng định dạng có điều kiện
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các giá trị không nằm trong một phạm vi nhất định với Excel. Hàm này được sử dụng để mã màu tất cả các ô có nội dung không tương ứng với phạm vi giá trị.
- Chọn một khu vực trong bảng tính Excel và nhấp vào tab "Bắt đầu".
- Chuyển đến "Định dạng có điều kiện" và sau đó đến "Quy tắc mới ...".
- Nếu bạn chọn "Cổ điển", bạn định cấu hình các ô nằm dưới hoặc vượt quá giá trị được mã hóa màu.
Định dạng có điều kiện: thang 2 và 3 màu
Bạn có thể thêm biểu thức cho ý nghĩa của các giá trị của bạn bằng cách sử dụng một gradient. Ví dụ, trên thang điểm từ một đến mười, cho thấy có bao nhiêu bức xạ trong một khu vực.
- Ở khu vực thấp hơn của cửa sổ, chọn kiểu định dạng "tỷ lệ 2 màu".
- Là loại, chọn "Tối thiểu" cho tối thiểu và "Cao nhất" cho tối đa.
- Nếu cần, thay đổi màu được xác định trước và kết thúc bằng "OK".
- Đối với thang đo 3 màu, bạn xác định định dạng cho giá trị trung bình.
Định dạng có điều kiện trong Excel: thanh
Bạn cũng có thể sử dụng các thanh để định dạng. Ví dụ: biểu đồ chi phí của bạn mỗi tháng trong Excel.
- Chỉ cần chọn "Data Bar" làm kiểu định dạng.
- Chọn "Tự động" cho mức tối thiểu và tối đa.
- Thiết kế biểu diễn của các thanh bên dưới và kết luận bằng "OK".
Bộ biểu tượng ở định dạng có điều kiện
Ví dụ, với các bộ ký hiệu, bạn có thể nhập cường độ tín hiệu của mạng theo phần trăm và sử dụng các ký hiệu thích hợp làm phương tiện đồ họa.
- Chọn kiểu định dạng "Bộ biểu tượng" ở khu vực thấp hơn của cửa sổ.
- Bây giờ chọn hiển thị cường độ tín hiệu làm loại ký hiệu.
- Với tùy chọn đầu tiên "if value:" đặt cái này thành ">". Bạn có thể để phần còn lại như thế này. Quy tắc Excel được hoàn thành với một cú nhấp chuột vào "OK".
Định dạng có điều kiện các ô có chứa một giá trị nhất định
Loại định dạng này đặc biệt phù hợp để làm nổi bật các giá trị đặc biệt riêng lẻ. Ví dụ, tất cả các số dưới 0 có thể được đánh dấu bằng màu đỏ.
- Chọn khu vực trong bảng mà bạn muốn định dạng được áp dụng và tạo quy tắc mới của loại "Chỉ định dạng các ô có chứa".
- Đặt tùy chọn sau: "Giá trị ô nhỏ hơn 0".
- Nhấp vào nút "Định dạng ..." và chọn, ví dụ, màu đỏ trong cửa sổ mới.
- Nhấn OK hai lần để tạo quy tắc
Định dạng có điều kiện: biểu thị số dưới dạng văn bản
Nếu bạn có các văn bản được xác định trước xuất hiện nhiều lần, loại này là phù hợp. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn ngăn ngừa lỗi đánh máy.
- Chọn khu vực trong bảng tính Excel để áp dụng định dạng và tạo quy tắc mới của loại "Chỉ định dạng các ô có chứa".
- Sử dụng tùy chọn sau: "Giá trị ô bằng 1"
- Nhấp vào nút "Định dạng ..." và chọn tab "Số" trong cửa sổ mới.
- Nhấp vào "Tùy chỉnh" trong thanh bên trái.
- Trong trường văn bản dưới nhãn "Loại:", nhập thông tin sau: "Xin chào thế giới!" - dấu ngoặc kép là bắt buộc.
- Nhấp vào "OK" hai lần để hoàn tất quy trình.
- Nếu bây giờ bạn nhập số một trong một ô trong khu vực được xác định của bạn, thay vào đó, văn bản "Xin chào thế giới!" Xuất hiện. Bạn có thể xác định các văn bản khác cho các số khác theo cùng một cách chính xác.
Công thức xác định các ô được định dạng
Như tiêu đề cho thấy, loại này định dạng lại bất kỳ giá trị nào áp dụng một công thức cụ thể. Trong ví dụ này, tất cả dữ liệu Excel vẫn còn trong tương lai được đánh dấu màu đỏ.
- Chọn khu vực của bảng sẽ áp dụng định dạng và tạo quy tắc mới với loại "Sử dụng công thức để xác định các ô sẽ được định dạng".
- Nhập công thức = B2> HÔM NAY ().
- Nhấp vào nút "Định dạng ..." và chọn màu đỏ làm màu trong cửa sổ mới.
- Xác nhận toàn bộ bằng cách nhấp vào "OK" hai lần.
Bài viết này chỉ cho thấy một vài cách sử dụng định dạng có điều kiện. Các chức năng có thể được sử dụng rất linh hoạt và với một thói quen nhỏ, bạn đã có thể đạt được kết quả tuyệt vời. Các hướng dẫn này tham khảo Excel 2010. Ngoài định dạng có điều kiện, Excel còn cung cấp các hàm hữu ích khác.