Hướng dẫn truy cập: Những điều cơ bản được giải thích
Bạn có muốn tạo cơ sở dữ liệu với Access lần đầu tiên không? Trong hướng dẫn này, chúng tôi giải thích những điều cơ bản và điều khoản quan trọng nhất từ Phiên bản truy cập 2010.
Cấu trúc của cơ sở dữ liệu Access
Ngoài các bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun được sử dụng trong Access.
- Tất cả dữ liệu ban đầu được tổ chức trong bảng. Một bảng có thể chứa địa chỉ hoặc thông tin bài viết, ví dụ. Dữ liệu được giữ trong cột và hàng.
- Các hàng được gọi là bản ghi và các cột được gọi là các trường.
- Với các truy vấn bạn có thể lọc, kết hợp hoặc tính toán dữ liệu có trong các bảng. Với mục đích này, các bảng khác nhau được kết nối với nhau thông qua các mối quan hệ nếu cần thiết.
- Dữ liệu được nhập bởi người dùng tương ứng trong các biểu mẫu. Dữ liệu cũng có thể được xem trong các hình thức. Bạn có thể có kết quả truy vấn đầu ra trong các hình thức.
- Báo cáo tương tự như các hình thức và được sử dụng để in.
- Macro được sử dụng để tự động hóa các quy trình làm việc. Một số hành động, chẳng hạn như các lệnh menu, có thể được thực hiện tự động lần lượt từng hành động.
- Trong các mô-đun, bạn có thể lưu các chức năng và quy trình mà bạn đã tự lập trình bằng VBA.
Thiết kế cơ sở dữ liệu Access
Một cơ sở dữ liệu bắt đầu trong đầu của bạn. Điều quan trọng là xác định cấu trúc trước.
- Hãy suy nghĩ về dữ liệu nào (ví dụ: bài viết, đơn đặt hàng, thông tin khách hàng) nên chứa cơ sở dữ liệu của bạn.
- Chia các ngày khác nhau thành các chủ đề. Mỗi chủ đề sau đó được ghi lại trong một bảng riêng biệt.
- Xác định thông tin nào cần được lưu trữ trong mỗi bảng. Trong một bảng với các bài viết, ví dụ, bạn cần tên bài viết, số bài viết và giá làm tiêu đề cột.
- Để tránh các bản ghi dữ liệu trùng lặp, hãy xác định cái gọi là khóa chính. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu dư thừa thậm chí không thể phát sinh. Đối với các bài viết, số bài viết sẽ là khóa chính.
- Xác định mối quan hệ giữa các bảng riêng lẻ. Để tạo truy vấn từ các bảng khác nhau sau đó, các bảng phải được liên kết. Khi đặt hàng, ví dụ, số bài viết cũng được ghi lại. Vì vậy, mối quan hệ giữa bảng Mục và bảng Đơn hàng sẽ là trường Số mục.
Lượt xem trong cơ sở dữ liệu Access
Bạn luôn có ít nhất hai kiểu xem khác nhau cho mỗi đối tượng.
- Trong dạng xem Thiết kế, bạn chỉ định trường nào sẽ sử dụng và đặt tùy chọn. Bạn thiết kế khung nhìn trong các biểu mẫu và báo cáo.
- Khung nhìn bảng dữ liệu hiển thị nội dung của các bảng và kết quả của các truy vấn.
- Đối với biểu mẫu và báo cáo, dữ liệu được hiển thị trong biểu mẫu hoặc dạng xem báo cáo.
Tạo cơ sở dữ liệu Access đơn giản đầu tiên
Sự khởi đầu của mọi cơ sở dữ liệu là bảng.
- Từ menu Build, điều hướng đến nút Design Design.
- Nhập tên của các trường trong cột "Tên trường". Đặt tên cho các trường, ví dụ: tên bài viết, số bài viết, v.v.
- Sau đó, bạn xác định loại dữ liệu. Trong trường hợp tên bài viết, trường văn bản là một lựa chọn tốt. Access cung cấp cho bạn một lựa chọn ở đây.
- Nếu bạn chuyển sang chế độ xem bảng dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu thử nghiệm.
- Nếu bạn đã tạo một số bảng, bây giờ hãy xác định mối quan hệ giữa các bảng. Để thực hiện việc này, chọn nút "Mối quan hệ" trong tab "Công cụ cơ sở dữ liệu".
- Với chuột, bạn có thể vẽ một đường giữa các trường.
- Để hiển thị dữ liệu được lọc trong biểu mẫu hoặc báo cáo, chọn lệnh "Thiết kế truy vấn" trong tab "Tạo". Thêm một hoặc nhiều bảng mà bạn muốn sử dụng các trường bằng cách nhấp vào.
- Chọn các lĩnh vực bạn muốn sử dụng từ các bảng. Kéo một trường từ danh sách vào một cột trống hoặc bấm đúp vào một mục trong danh sách.
- Nếu bạn sử dụng nhiều bảng, hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định chính xác các mối quan hệ.
- Lưu bàn.
- Để tạo biểu mẫu, hãy chuyển đến tab "Tạo" và chọn "Thiết kế biểu mẫu".
- Sau đó nhấp vào "Thêm các trường hiện có" trong nhóm "Công cụ". Bây giờ chọn các trường từ các bảng hoặc truy vấn bạn vừa tạo và đặt chúng vào bản nháp.
- Bây giờ bạn đã tạo cơ sở dữ liệu đơn giản đầu tiên của mình trong Access.
Trong mẹo thực tế tiếp theo, bạn sẽ đọc cách thực hiện truy vấn chéo bảng trong Access.