Tạo thông báo nghỉ phép trong Outlook - Đây là cách
Đặt thông báo nghỉ: Trong Microsoft Outlook, bạn có thể tự động trả lời các email đến bằng thông báo nghỉ nếu bạn không có mặt trong một thời gian dài. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn hai cách để thiết lập thông báo kỳ nghỉ.
1. Outlook: Nhanh chóng đến ghi chú kỳ nghỉ qua "Trả lời tự động"
Nếu bạn muốn thiết lập một ghi chú ngoài văn phòng trong Outlook mà không có bất kỳ quy tắc đặc biệt nào, việc này có thể được thực hiện khá nhanh chóng thông qua "Trả lời tự động". Các hướng dẫn sau đây hoạt động với tất cả các phiên bản Outlook hiện tại.
- Bắt đầu Outlook và nhấp vào tab "Tệp" ở trên cùng bên trái.
- Trong phần "Thông tin tài khoản", nhấp vào nút "Trả lời tự động".
- Tại đây bạn có thể chọn khoảng thời gian thông báo vắng mặt được gửi. Để thực hiện việc này, hãy kích hoạt tùy chọn "Gửi trả lời tự động" và đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nếu bạn không nhập bất cứ điều gì ở đây, trả lời tự động sẽ được gửi ngay lập tức và "mãi mãi".
- Nếu bạn sử dụng Outlook cho doanh nghiệp, sẽ rất hợp lý khi tạo một báo cáo vắng mặt có phần thoải mái cho các đồng nghiệp của bạn ("Bên trong tổ chức của tôi") và một báo cáo chính thức hơn cho các liên hệ kinh doanh ("Bên ngoài tổ chức của tôi").
- Trong văn bản bạn nên chỉ ra ngày kết thúc của kỳ nghỉ hoặc sự vắng mặt của bạn. Nó cũng là một ý tưởng tốt để chỉ định một đại diện cho ghi chú nghỉ kinh doanh mà liên hệ của bạn có thể liên hệ cho các vấn đề khẩn cấp.
- Với "OK", bạn xác nhận thông báo kỳ nghỉ. Tất cả các thư từ thời gian bắt đầu bây giờ sẽ được trả lời với văn bản bạn đã nhập.
Văn bản mẫu cho ghi chú ngoài văn phòng
- Bạn có thể hình thành thông báo vắng mặt theo sơ đồ trên ảnh chụp màn hình.
- Trong bộ sưu tập hình ảnh của chúng tôi, bạn cũng sẽ tìm thấy các mẫu khác cho ghi chú kỳ nghỉ.
2. Xác định thông báo nghỉ phép Outlook như một quy tắc
Bạn cũng có thể sử dụng một quy tắc để tạo ra các ghi chú văn phòng. Điều này phức tạp hơn một chút, nhưng nó cũng cho phép bạn gửi các email ngoài văn phòng khác nhau cho những người nhận khác nhau. Các hướng dẫn có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào phiên bản Office.
- Sau khi bắt đầu Outlook, nhấp vào tab "Tệp". Mục "Thông tin" nên được chọn ở đây.
- Nhấp vào "Quản lý quy tắc và thông báo" bên dưới. Một cửa sổ mới mở ra.
- Trong tab "Quy tắc email" là mục "Quy tắc mới". Chọn "Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được" tại đây.
- Sau đây, bạn có thể chọn các trường hợp mà người gửi (ví dụ với một số từ nhất định) sẽ gửi thông báo nghỉ phép. Nếu bạn muốn gửi tin nhắn ngoài văn phòng tới tất cả người gửi email nhận được, hãy chọn "Qua tên tài khoản" và chọn tài khoản email bạn muốn (trong trường hợp bạn đang quản lý nhiều tài khoản với Outlook).
- Trong cửa sổ tiếp theo, chọn những gì sẽ xảy ra với email nhận được. Để trả lời chúng bằng một mẫu, bạn phải đánh dấu vào "trả lời chúng bằng một mẫu cụ thể". Để chọn mẫu (tệp Word), nhấp vào văn bản màu xanh lam ("của một mẫu cụ thể"). Thông báo kỳ nghỉ hiện đang hoạt động.
Trong mẹo thực tế này, bạn có thể đọc cách thiết lập chuyển tiếp email tự động trong Outlook.