Email Netiquette: Làm thế nào để làm điều đó đúng
Trong các cuộc trò chuyện cá nhân, hiểu lầm ít phổ biến hơn so với thư điện tử. Với các mẹo của chúng tôi về nghi thức mạng e-mail, bạn có thể đạt được giao tiếp tôn trọng trên Internet.
E-mail netiquette: cách này tạo ấn tượng tốt khi bạn nói với người đó
Một giọng điệu quá lỏng lẻo trong email có thể nhanh chóng đến với người nhận là thiếu tôn trọng hoặc gây khó chịu.
- Trong thư tín kinh doanh nói riêng, lịch sự là tất cả và cuối cùng. Cung cấp cho người nhận một địa chỉ thân thiện và kết thúc bằng một lời chào tốt đẹp. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn đi chệch một chút so với các tiêu chuẩn khá bụi bặm "Kính gửi ..." hoặc "Trân trọng".
- Nếu bạn đã quen thuộc với người đó, hãy chọn lời chào cá nhân hơn "Xin chào ông / xin chào bà". Bạn nên tránh hình thức này trong lần đầu tiên bạn liên hệ với chúng tôi. Để tránh "Thân mến" cứng nhắc, hãy viết "Chúc một ngày tốt lành / Chúc một ngày tốt lành".
- "Trân trọng", "Nhiều lời chào" hoặc "Lời chào tốt nhất" chắc chắn được phép như một lời chào kết thúc.
- Trong kinh doanh, bạn nên tránh những gì không phải là vấn đề trong lưu lượng email riêng tư. Các chữ viết tắt MfG (Trân trọng) hoặc LG (Lời chào) truyền đạt đến người nhận rằng bạn thậm chí không mất đủ thời gian để viết ra các từ. Tốt nhất là tạo một chữ ký phù hợp cho thư. Sau đó, bạn có thể tự động thêm chúng vào mỗi thư.
Chủ đề có ý nghĩa cho thư điện tử
Một chủ đề nên ngay lập tức cho người đọc biết nội dung. Điều này áp dụng cho công văn và e-mail công văn. Dòng chủ đề có một số chức năng quan trọng:
- Trước tiên, nhiều người nhận quét hộp thư đến để lọc các thư quan trọng khỏi lũ email. Thư không có chủ đề hầu như không đáng chú ý trong một hộp thư đến đầy đủ và thường bị bỏ qua.
- Nếu không có chủ đề rõ ràng, bạn thường sẽ phải chờ lâu hơn để có câu trả lời. Ngoài ra, ấn tượng về thư rác được tạo ra và nhiều chương trình thư lọc các thư đó vào thẳng thư mục thư rác.
- Một ưu điểm khác là các tin nhắn được lưu trữ có thể được tìm thấy nhanh hơn nếu chúng có chủ đề.
Nghi thức email: Các từ in hoa và chữ nhỏ là điều cấm kỵ
Không chỉ vì lý do dễ đọc mà bạn không nên viết từ hoàn toàn bằng chữ in hoa hoặc in thường.
- Viết từ bằng chữ in hoa, nghĩa đen là hét vào người nhận. Điều đó có vẻ thô lỗ. Vì vậy, đừng làm điều đó.
- Tuy nhiên, điều ngược lại cũng không được khuyến khích: nếu bạn viết toàn bộ email bằng chữ thường, thì điều này ít thân thiện với người đọc.
- Nó cũng có thể mang lại cho người nhận ấn tượng rằng bạn thực sự không có thời gian dành cho anh ta. Điều này sẽ làm giảm ấn tượng tốt với email của bạn.
Sử dụng chức năng CC một cách cẩn thận
Chức năng CC rất hữu ích để gửi email cho nhiều người cùng một lúc. Tất cả người nhận có thể thấy các địa chỉ mà bạn nhập trong trường CC. Điều này cũng áp dụng cho việc lựa chọn "Trả lời tất cả".
- Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ sử dụng lĩnh vực này nếu mọi người biết nhau. Điều này áp dụng, ví dụ, gửi e-mail cho đồng nghiệp hoặc, theo quy định, cho bạn bè.
- Nếu tất cả các địa chỉ email khác được hiển thị cho tất cả những người nhận khác, nó có thể được sử dụng để suy ra các liên hệ công việc hoặc riêng tư. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề lớn nếu, ví dụ, nó tiết lộ các nhà cung cấp hoặc khách hàng.
- Thay vì CC, bạn nên sử dụng chức năng BCC tốt hơn. BCC là viết tắt của bản sao mù. Điều này giữ cho người nhận ẩn danh - chỉ có bạn, người gửi, biết người đó.
Các quy tắc ứng xử khác để liên lạc qua email
Có một vài điều nữa bạn có thể làm để giúp bạn giao tiếp qua email.
- Giữ email của bạn càng ngắn càng tốt. Nhận thông tin đến điểm nhanh chóng và gọn nhẹ.
- Chú ý đánh vần. Một văn bản đầy lỗi lầm chắc chắn không tạo ấn tượng tốt.
- Email có thể được nới lỏng bằng biểu tượng cảm xúc ;-) hoặc :-(. Chỉ sử dụng chúng nếu bạn biết rõ về người nhận. Với bạn bè, đó không phải là vấn đề. Sử dụng biểu tượng cảm xúc với thư tín kinh doanh. chắc chắn biết rõ.